كثيرا ما يتردد مصطلح الوصف الوظيفي في الأوساط الوظيفية في القطاعين العام والخاص، وهذا أمر طبيعي، ولكن الأغرب أن هذا المفهوم لايزال مدار بحث وجدل لدى المتخصصين والباحثين والمهتمين بعلوم الإدارة وأنا أحدهم، كونه من المفاهيم الإدارية القديمة والحديثة في آن معا.
تقول أدبيات الإدارة أن الوصف الوظيفي أو ما يسمى لدى البعض بالمواصفات الوظيفية هو عبارة عن عرض دقيق لكل المواصفات، والمؤهلات، والخبرات، والمهارات، والقدرات المطلوب توافرها في الشخص الشاغل للوظيفة أو المرشح للوظيفة، لكي يتمكن من أداء عمله بنجاح وكفاءة.
ويرتبط مفهوم الوصف الوظيفي بشاغل الوظيفة وليس بالوظيفة نفسها. وتعد كتابة بطاقات الوصف الوظيفي أمرا هاما بل مصيريا لأي منظمة كونه قاعدة متينة تنطلق منها عملية تحديد القيمة النسبية للوظائف داخل المنظمة وتحديد المهام والمرتبات والأجور والمكافأت وتنظيم العمل وتوزيع أعباء العمل والأدوار والتقليل من التضارب والازدواجية، ووضع الهياكل الإدارية تبعا لذلك، وصولا الى كتابة إعلانات التوظيف.
وحين نقرأ ونبحث في مصطلح الوصف الوظيفي فإننا نحاول خلق وصف دقيق للعمل والتحقق من احتواء هذا الوصف على كافة المحاور المطلوب استيفائها لكي تتناسب الوظيفة مع المتقدم ويتناسب المتقدم معها وفق قدراته على تحقيق متطلبات العمل ودافعيته نحو تنفيذ المهام بكفاءة، وهذا بلا شك يحقق للمنظمة وفرا كبيرا في الجهد والوقت وآلية الاختيار والاستقطاب والترشيح والتمكين.
ولاحقا سيساهم الوصف الوظيفي في مساعدة قيادات المنظمة ومدرائها في تقييم أداء موظفيهم داخل مواقع عملهم وقياس مهاراتهم والتحقق من دورهم في تحقيق اهداف المنظمة المرتبطة بوظيفتهم.
وكلما كان الوصف الوظيفي دقيقا كلما ساعد في تخطيط عمليات التدريب وتطوير الموظفين وتحديد احتياجاتهم التدريبية والتركيز على بناء مهاراتهم، واكسابهم مهارات العصر.
الى ماذا نحتاج لنعد وصفا وظيفيا دقيقا ؟
عندما نهم كإداريين متخصصين في اعداد وصف وظيفي لوظيفة معينة فإننا نحتاج الى التركيز على عدد من المحاور الرئيسية وهي :
1. المسمى الوظيفي
2. مكان العمل ( المقر – البيئة – المنطقة )
3. المسئول المباشر ( المدير – المراقب – المشرف – الرئيس )
4. رقم الوظيفة
5. تاريخ الوظيفة ( أساسية – مستحدثة – مؤقتة – طارئة )
6. تاريخ شغورها ( شاغرة – موقفة – مؤجلة )
7. التسلسل الوظيفي ( الإدارة – القسم – الإدارة – القطاع )
8. واجبات الوظيفة ( مهامها – أعمالها – مسئولياتها )
9. المؤهلات العلمية والتدريبية المطلوبة لشغلها
الى ماذا نهدف من خلال الوصف الوظيفي؟
1. تحقيق الاستقطاب الفعال
2. تقليل الهدر في الموارد البشرية
3. تكوين معرفة دقيقة بالوظيفة وكافة تفاصيلها وحدودها والظروف ذات العلاقة بها
4. تحديد المهارات المطلوب تدريب الفرد عليها، وتحديد البرامج التدريبية الملائمة، وأساليب وبرامج التدريب المناسبة
5. التحقق من اختيار الفرد الملائم للوظيفة
6. وضع السياسات السليمة للنقل والترقية والتكليف
7. تحديد سياسة عادلة وواضحة للأجور والتعويضات والمكافأت
8. تحسين وتطوير نظم وأساليب وإجراءات العمل
9. المواجهة السليمة للتغيرات الإدارية والتنظيمية
10. تلبية احتياجات المنظمة من وظائف، هياكل، إجراءات، سياسات.
11. تحقيق جودة تسيير المسار الوظيفي للموظفين
ماهي معوقات نجاح الوصف الوظيفي؟
1.عدم التعامل مع الوصف الوظيفي كجزء من سياسات وأنظمة العمل
2. عدم وضوح الوصوف الوظيفية في أدلة وإجراءات المنظمة
3. تباين واختلاف الوصف الوظيفي من قطاع لأخر
4. قلة اهتمام وايمان بعض القيادات بأهمية ودور الوصف الوظيفي
6. اكتفاء بعض القطاعات الوصف الوظيفي كجزء نظري دون تطبيقه عمليا
7. التسرع في اعداد بعض الوصوف الوظيفية المبالغ فيها بشكل لا يتلائم مع الواقع الوظيفي
8. عدم الالتزام بإملاءات وشروط الوصف الوظيفي والتحكم بها من منطلق صلاحيات الرئيس
9. تقادم الكثير من الوصوف الوظيفية وعدم تناسبها مع التطورات المتسارعة
10. اهمال الكثير من المنظمات لأهمية مراجعة الوصوف الوظيفية والعمل على تطويرها وتصحيحها
11. اتساع الفجوة بين الجوانب التطويرية والتدريبية والوصوف الوظيفية.